单据的基本要素通常包括:
标明单据所记录的业务内容种类,如“发货票”、“入库单”等。
单据填制的具体日期,对于未能及时填制的单据,应以实际填制日期为准。
填制单据的单位或个人名称。
经办人员签名或盖章以明确经济责任。
接受单据的单位名称,将接受单位与填制单位或个人联系起来。
表明经济业务的项目、名称及相关附注说明。
主要表明经济业务的计量,是原始凭证的核心内容。
此外,根据不同类型的单据,可能还包括以下要素:
发票:包括货物装运港和目的港口、运输工具名称(直达或转船)、收货人名称和地址、发货人名称和地址、唛头、商品名称、货物数量、规格、单价、总价、毛重/净重等。
运输单据:如提(运)单,可能包含货物描述、发货人和收货人信息、运输方式、船名(直达或转船)、转运港名称等。
合同:包含合同双方名称、合同条款、履行期限、价格、数量等。
报关单:包含海关编号、境内收发货人信息、货物描述、价值、进出口标志等。
其他随附单据:如箱单、载货清单(舱单)等,提供货物的详细清单信息。
单据的真实性、合法性、完整性、准确性、时效性和一致性也是评价单据有效性的重要因素。